Avec les campagnes de marketing, la plupart du temps il suffit de faire la recherche de doublons de la liste d’adresses une fois qu’elle a déjà été compilée. Par contre, dans certains cas, la recherche de doublons devrait se faire à des intervalles réguliers. Ce n’est pas difficile avec BatchDeduplicator.
Pour ce faire, procédez avec les étapes suivantes:
- Si vous ne l’avez pas encore fait, téléchargez le BatchDeduplicator gratuitement ici. Installez le logiciel et demandez une activation d’essai. Ainsi, vous pouvez travailler avec le logiciel pendant une semaine sans aucune restriction.
- Il faut commencer par créer un nouveau projet et entrer toutes les informations qui sont requises pour la recherche de doublons. Pour cela, on démarre l'administration des projets.
- En cliquant sur 'Créer un nouveau projet', un dialogue apparaît dans lequel il faut commencer par entrer un nom pour le nouveau projet. En cliquant sur 'Suivant', vous arrivez à la sélection du type du projet. Vous aurez le choix ici entre 'Comparaison dans une table', 'Comparaison entre deux tables', 'Comparaison multiple' et 'Vérifier les adresses'. Choisissez 'Comparaison dans une table'. En cliquant sur 'Suivant' encore une fois dans les fonctions de comparaison, vous arrivez au choix du critère à utiliser pour la recherche de doublons, par exemple, l'adresse postale ou le numéro de téléphone. Choisissez l’adresse postale comme critère de comparaison. En cliquant une dernière fois sur 'Suivant' et ensuite sur 'Terminer', le programme ouvre automatiquement la fenêtre 'Modifier un projet'.
- Ici vous ouvrez, à l’aide du bouton 'Ouvrir un fichier', le fichier avec les données à traiter. Pour les serveurs de bases de données (MS SQL Server, MySQL, Oracle, IBM DB2 ou PostgreSQL), il faut plutôt commencer par choisir le serveur de bases de données correspondant dans la liste de sélection dans 'Format / Accès à'. Ensuite, il faut entrer le nom du serveur de bases de données. Cliquez sur le bouton 'Connexion avec le serveur' et entrez vos données de connexion. Dans la liste de sélection correspondante, vous pouvez alors choisir la base de données et la table à traiter.
- Ensuite, il faut indiquer au logiciel où il peut trouver quelles informations dans la table, donc par exemple, la colonne dans laquelle est écrit le nom de la rue ou de la ville. Pour cela, il faut choisir, dans la liste de sélection avec les titres de colonne qui apparaissent dans la table, le champ de données qui correspond le mieux à chacune des désignations qui se trouvent juste à gauche. Le logiciel effectue automatiquement un classement des champs par défaut, basé sur les titres de colonnes. Puisqu’on veut rechercher des doublons en utilisant l’adresse postale, on doit aussi indiquer, pour chacune des parties constituantes de l’adresse postale, la colonne dans la table à traiter qui contient ces informations. Vous pouvez vérifier les résultats du classement des champs à l'aide de la 'Vérification du classement des champs', qui se trouve à droite sur votre écran.
- En cliquant sur 'Continuer', on arrive au dialogue pour la configuration de la fonction elle-même. Ici, le plus important c’est d’indiquer la valeur seuil pour la déviation maximale permise entre deux adresses. De plus, on peut aussi exclure de la comparaison certaines parties constituantes de l’adresse postale. Ce faisant, il faut bien sûr avoir indiqué, lors du classement des champs effectué dans l’étape précédente, une colonne dans la table à traiter pour chaque partie constituante de l’adresse postale qui doit être inclue dans la comparaison.
- Finalement, il faut indiquer au logiciel comment il doit traiter les résultats de la comparaison, par exemple, s’il doit supprimer les enregistrements en double directement dans le fichier source ou s’il doit seulement les marquer. En cliquant sur 'Continuer', vous obtenez un aperçu avec les fonctions de traitement disponibles. Choisissez ici le 'Protocole de suppression standard' et le 'Fichier de résultats'. Vous devez entrer un nom de fichier pour chacun. Le fichier de résultats contiendra alors les données nettoyées.
- Bon, maintenant il devrait avoir un crochet vert à côté de notre projet dans la liste de projets disponibles dans l’aperçu. Le projet est ainsi complet et peut être exécuté. Vous pouvez démarrer le projet à l'aide du bouton 'Traiter le projet'. Ainsi, il sera exécuté immédiatement.
Dans notre cas, par contre, le projet ne devrait pas être exécuté tout de suite, mais plutôt automatiquement tous les lundis à 20:00. Pour configurer le projet en conséquence, cliquez sur 'Fermer' pour fermer l'administration des projets, et choisissez ensuite la fonction 'Planification de tâches'. Sur la ligne avec votre projet, cliquez sur le bouton où est encore écrit 'Ne pas exécuter'. Dans le dialogue qui s’ensuit, choisissez 'Exécution hebdomadaire' et en plus 'Exécuter le lundi à 20:00'. Avant der fermer la fonction 'Planification de tâches', il se peut que le logiciel demande si BatchDeduplicator peut être démarré avec le démarrage du système d'exploitation, sinon il ne pourra pas faire le traitement automatique des projets planifiés.
Lorsque BatchDeduplicator traite des projets automatiquement, il crée toujours un protocole d'exécution qui documente tout ce qui a été fait avec le projet et à quel moment. Il inclut aussi un protocole de suppression et une sauvegarde, qui est créée automatiquement lorsque des enregistrements ont été modifiés ou supprimés. Vous pouvez ouvrir le protocole d'exécution avec le bouton correspondant dans la fenêtre principale.
Finalement, BatchDeduplicator offre aussi la possibilité d’aviser l’utilisateur par e-mail lorsqu’un projet a été exécuté automatiquement. Vous pouvez configurer cette fonction en utilisant le bouton correspondant dans la fenêtre principale.
Vous pouvez lire comment utiliser DedupeWizard pour la recherche de doublons dans une liste d'adresses dans l'article 'Supprimer des doublons dans Excel'. Et dans l'article 'Recherche de doublons entre deux tables dans Access', vous apprendre comment faire la recherche de doublons entre deux tables avec DataQualityTools.
